企业遇到职务侵占应当如何应对？

根据法律规定来看，《刑法》第二百七十一条规定，职务侵占罪是指公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的行为。

那么，如何认定“本单位财物”及其数额，是判断行为人是否构成职务侵占的关键要素之一。

先来看一下，什么是财物？

【法律规定】2016年4月18日，最高人民法院、最高人民检察院出台《关于办理贪污贿赂刑事案件适用法律若干问题的解释》。其中第十二条规定，贿赂犯罪中的“财物”包括货币、物品和财产性利益。

货币是指单位存放的现金、银行账户中存有的资金等

物品是指单位办公用品、生产器械、实物产品等）

财产性利益在该条款中也有明确定义，包括“可以折算为货币的物质利益如房屋装修、债务免除等，以及需要支付货币的其他利益如会员服务、旅游等。

那么，如何认定职务侵占行为的对象是否为“本单位”财物？

范围上，职务侵占罪“本单位财物”不仅包括本单位“所有”的财物，也包括本单位“持有”的财物。

“本单位财物”主要有三种形态：

① 本单位所有的现金、动产等，这些都处于本单位占有和监管范围内；

② 本单位尚未建立占有但具有所有权的债券等；

③ 本单位依据法律、合同等暂时管理、运输或者使用的归他人所有的财物。

内容上，职务侵占罪中的“本单位财物”，包括单位现存的财物和确定的收益。

举个栗子，在外贸行业中比较突出的“飞单”现象。

所谓“飞单”，通常指业务员代表单位与客户达成初步合作意向后，却将该订单交给自己实际控制的企业或者其他企业来完成，从中获取佣金或其他利益。此时，业务员利用了公司资源和渠道与客户接触，其“飞单”行为侵占了单位本应获得的利益（即“本单位财物”），应当被认定为职务侵占

企业遇到职务侵占等舞弊事项时，首先需要进行反舞弊调查。而往往在调查时，发现证据早已被删除，无法确定员工的舞弊行为。

那么，在反舞弊调查时，企业如何来固定相关证据呢?

一、 关于员工使用电脑的扣押和取证问题

当今时代，与员工工作最为密切的就是电脑，在员工的电脑中必然存在很多信息和证据。

① 电脑扣押工作。

在员工配合交接的情况下，应签好交接单，明确交接电脑型号、颜色、硬盘序列号、交接时间等要素，并对交接好的电脑进行封存。

员工交接不配合时，公司应事先确认扣押电脑为公司配发电脑，由两人以上进行扣押封存，并全程同步录音录像。

② 电子取证工作。

公司在获得涉案电脑后，可以通过专业设备对硬盘数据作无损镜像，并校验HASH值，然后封存原始硬盘以备司法诉讼阶段调取质证。

该过程应全程录音录像。电子取证须在获取的镜像数据上调查，坚决避免在原始硬盘上操作损坏原始数据的情况，影响其证明效力。

③ 原始电脑保管。

对可能要做民事、刑事案件证据的电脑及数据，公司应妥善保存，避免丢失和被破坏。

④ 电子数据的呈现。

很多人通过公证的方式对电子数据进行固定，但公证机构仅能对可以视觉呈现的文字、图片等通过浏览的方式进行固定。对其他如日志类信息、程序类信息、代码类信息等多样化的电子数据，公证机关往往是不能进行公证固定的。

实践中，有电子数据司法鉴定资质的第三方机构是更合适的电子数据固定渠道，可以对电脑内的电子数据做全面的分析和固定。

二、 电子邮件的几种固定取证方式

员工与客户往往会通过邮箱进行沟通，邮件内容相对隐私，且员工可以很随意删除，这必然导致了取证的难度。电子邮件应当如何固定呢？

① 在民事诉讼中

当事人可以采用截图、拍照或录音、录像等方式对电子邮件的内容进行固定，将相应图片的纸质打印件、音频/视频的储存载体（U盘、光盘）提交给法院。

并且，当事人也应当保存好电子邮件的原始载体以便在法庭上出示，原始载体包括储存有电子数据的手机、计算机或其他电子设备等。如果有必要，法院可要求电子邮箱账户持有人登入电子邮箱，展示电子邮箱的地址，点击所要出示的电子邮件，展示相应内容以进行一致性核对。

② 刑事诉讼中

对电子邮件一般会要求进行司法鉴定，通过司法鉴定的方式从电脑、服务器调取电子邮件，并以鉴定意见的方式呈现邮件内容。

司法实务中，对不便直接提取电子数据的，在做好相关笔录，证明电子数据的来源、存储和内容，给出合理的解释和说明的情况下，有可能使用打印件。

三、 书面文档资料的保存和证据固定

① 书面文档材料交接应当建立交接签字机制

尤其是原始材料的交接、员工离职交接等，均应对重要材料进行登记并交接签字，确保文档资料的来源清楚。

② 保管好原始材料。

复印件、扫描件因其真实性存疑，在仲裁、民事或刑事诉讼中都是不具备证明效力的。因此，企业在日常管理中应当建立重要文档资料原件的收集、签收、保管、存档制度，确保原始件可调可查。

四、 内部谈话的和证据固定

① 秘密进行

一般来说，对舞弊员工的调查都应秘密进行，只有迫不得已或者公司放弃其他诉讼方案的情况下，才需要进行内部谈话。

如果决定对涉事员工进行谈话的，应尽量放在调查程序的最后。因为进行访谈就意味着将调查事项部分或完全公开，当证据未完全固定时，将调查公开极有可能导致被调查人员铤而走险，销毁关键证据。

② 事先准备充分

谈话应当事先准备充分，谈的过程中尤其应对细节进行了解和确认，并尽可能和其他人的证词、其他书面材料、电子证据进行相互印证，提高谈话录音或笔录的证明力。同时，也可通过谈话进一步获取其他客观证据的线索，适时调取并固定。

③ 谈话录音、自书书等证据在其他证据相互印证的情况下，在民事诉讼中可能被采纳。

但在刑事诉讼中，上述资料仅能供参考，公安机关一般都需要按照刑事诉讼法的规定重新进行讯问／询问。